《廣播（雜項條文）條例》規定，在廣播投訴委員會考慮有關投訴前，必須給予遭投訴的持牌機構或其他人士合理時間（通常不少於14個工作天）向廣播投訴委員會提出申辯（你可以在 這裡 下載《向廣播投訴委員會遞交陳述的指引》）。通訊辦會發信給持牌機構及任何有關人士，邀請他們提出書面申辯。信件亦會列明投訴的肇因及內容，以及可能觸犯的法例規定、牌照條件或業務守則。投訴人的身分將絕對保密。除非事先得到投訴人同意，否則，有關投訴人個人資料的記錄將不會外洩。持牌機構及任何有關人士有權向廣播投訴委員會作出書面及/或口頭申辯。

廣播投訴委員會對每宗投訴都會慎重處理，並在研究遭投訴廣播內容及考慮所有申辯後，才向通訊局作出建議。通訊辦在通訊局審議投訴個案後，會知會遭投訴的持牌人通訊局的初步結論，並邀請持牌人向通訊局提出進一步陳述（你可以在 這裡 下載《就通訊事務管理局對投訴個案所作初步結論遞交進一步陳述的指引》）。如果持牌人不向通訊局作出進一步陳述，通訊局的初步結論會轉為最終決定。如果持牌人向通訊局作出進一步陳述，通訊局在作出最終決定時，會加入考慮進一步陳述內的觀點。

由於投訴須邀請持牌機構作出申辯及按法定程序辦理，加上各投訴性質的複雜程度不同，審理投訴過程約需時4個月，方能將通訊局的最終決定以書面知會持牌機構、有留下回郵地址的投訴人以及任何有關人士。